Aanvragen Activeren

XXImo en de werkkostenregeling (WKR)

12 januari 2015

De regeling

Met ingang van 1 januari 2015 is de WKR van toepassing voor elke werkgever in Nederland. De WKR vervangt alle bestaande fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen.

Alles wat in de relatiesfeer werkgever – werknemer wordt vergoedt en/of wordt verstrekt is LOON. Hierop zijn overigens enkele uitzonderingen. De belangrijkste uitzondering betreft de zogenaamde intermediaire kosten. Hierbij moet je denken aan kosten in verband met zakelijke maaltijden, parkeren ten behoeve van een zakelijke afspraak en externe OV-kosten in het kader van een zakelijke afspraak.

De kosten die niet onder de bovenstaande uitzonderingen vallen kunnen netto worden vergoed/verstrekt met een maximum van 1,2% van de fiscale loonsom (‘vrije ruimte”). Bij het vergoeden en/of verstrekken van meer dan de vrije ruimte, wordt over het meerdere 80% eindheffing berekend. Let op : de bedragen waar vanuit gegaan moet worden in de vrije ruimte dienen inclusief btw te zijn.

Alle vergoedingen/verstrekkingen die niet in de bovenstaande uitzonderingen en categorieën vallen, moeten aangemerkt worden als loon of worden ondergebracht in de vrije ruimte.

Overigens moeten bepaalde loonbestanddelen altijd tot het loon gerekend worden en mogen niet in de vrije ruimte worden opgenomen:

·         fiscale bijtelling van de auto/motor van de zaak;

·         vergoedingen van en/of niet verhalen van geldboetes.

XXImo mobiliteitscard

De XXImo mobiliteitscard biedt een nieuwe en unieke mobiliteitsoplossing voor de zakelijke reiziger. De XXImo mobiliteitscard maakt het mogelijk om al het zakelijke verkeer te plannen, te administreren en te betalen. Met de XXImo mobiliteitscard bepaalt een werknemer zelf wat de beste manier is om van A naar B te reizen. Alleen met de auto, met de auto en het openbaar vervoer of een combinatie van taxi, fiets en openbaar vervoer. Daarnaast kan een werknemer een hotel of vergaderlocatie boeken en betalen met de XXImo mobiliteitscard.

Alle transacties met XXImo komen op één gespecificeerde verzamelfactuur te staan. Deze factuur kan de XXImo klant gebruiken voor haar btw-opgave. Naast de factuur stelt XXImo online maandelijks een transactieoverzicht beschikbaar. Hier worden per kaarthouder alle transacties inzichtelijk gepresenteerd inclusief alle details van de transactie. Enkele voorbeelden van details zijn tijdstip en datum van de transactie, plaats waar de transactie heeft plaatsgevonden en in geval van een treinreis alle check-in en check-out gegevens. Daarnaast kan de XXImo klant op basis van een vooraf specifiek ingegeven profiel periodiek een rapportage ontvangen van afwijkend gedrag van kaarthouders. Denk hierbij aan excessieve uitgaven, afwijkend patroon of uitgaven buiten werktijd. Op die manier ontstaat een rapport met uitzonderingen in plaats van alle transacties te moeten monitoren. Dat is een voordeel van digitaal vastleggen van alle transactiegegevens en deze door een systeem laten analyseren.

Tenslotte kan het transactieoverzicht eenvoudig automatisch in de financiële systemen worden ingelezen en vooraf worden verrijkt met een codering van de grootboekrekening. Denk hierbij aan een codering van intermediaire kosten, een codering inhouding netto salaris medewerker omdat er uitgaven met de XXImo mobiliteitscard zijn gedaan die indruisen tegen de gebruikersregeling of een codering dat betreffende post moet worden geboekt in de vrije ruimte.

Op grond van bovenstaande betekent de XXImo mobiliteitscard een stuk minder administratief werk dan het inboeken en uitbetalen van individuele declaraties bonnetjes en facturen en tevens tools verstrekt om de WKR efficiënt in kaart te brengen en de financiële risico’s van de WKR te beheersen. Bovendien voorkomt de excessenrapportage veel handmatig controleren.

12-01-2015

Terug naar overzicht